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职场中,如何有效提升沟通能力?

时间:2019年04月23日 作者:木格子小盆友 来源: 新浪微博

每十个职场不顺的人里面,沟通能力不佳的就占七成。2个初阶技巧可以帮你实际解决沟通障碍。

​​我遇到的很多咨询者,都说自己最大的困扰就是沟通能力。

他们都一致认为自己情商很低,不会说话,工作上时常得罪同事和领导,难以确保基础的合作顺畅,影响工作成果和团队氛围,严重者更被排挤或被穿小鞋,更不用说职场人脉的积累,或是其他关联能力的提高了。

他们都觉得工作特别痛苦,因为明知道这样不对,但却不知道怎样可以改变这种死局。于是有些人会觉得是周围对自己太苛刻而选择辞职,有些人则觉得是自己太菜而连辞职都不敢。

其实想要提升沟通能力,有两个现成的初阶技巧,都是非常实用且不难的。

哪怕不是情商特别高的人,只要做好这两步,沟通能力都不至于太差。

今天就来详细说说,沟通时的合作原则和礼貌原则。

一、说该说的话

格莱斯的合作原则

学过语言学的人可能都知道合作原则。它是由美国著名语言哲学家格莱斯(H.Grice)在哈佛大学演讲时提出的。

他认为,人们的语言交际总是互相合作的,交谈双方都具有一个共同的目标,即双方的话语都能共同配合,互相理解。而合作原则的意思就是:在交谈中,交谈双方所说的话都符合交谈的目的。

虽然日常交际中,合作原则常常因为太过教条被人诟病,但在职场中,掌握合作原则确实是沟通能力不被挑刺的基本要领,因为它至少可以让你区分什么是该说的话,什么是不该说的话。

举例说说合作原则的4个范畴以及它们的实际使用场景。

1、数量准则

所说的话应该包含交谈目的所需的关键信息,且不应超出需要的信息。

也就是说,当对方问你A,说明A是关键信息,你就跟他讨论A,先讨论出A的结论,再根据必要性决定是否继续展开话题。

而不能一上来先扯BCDEFG……甚至扯到了Z,一大堆无意义的信息堆叠,到最后才来说A,或者连A都没有。

e.g.1领导问你工作进度。

错误示范:领导,事情是这样的,因为这个,那个,还有某某某的问题,然后又怎么怎么……所以我们现在还没做完。

正确示范:目前进度80%。还有20%明天下午可以做完。

or“目前进度20%,进度延后是因为xxx,但我们已经做了应对方案,预计明天下午可以做完。

对话的关键信息是进度,那么你的沟通目的就应该是报告进度推进结果。如果进度不佳,你想要解释,那也应该是在给出领导想要的答案之后,再根据领导的反应来判断要不要说明原因。事实上大部分领导都不想听你的原因,只想听你的解决方案,即什么时候可以做好。你的结果拖得越晚出来,越会让领导不耐烦,等于给自己的沟通制造了不可挽回的败势。因为当你的结果越糟,你前面所有的描述就越会变成你推脱的借口,加重你的过错。哪怕你最后的结论满足了领导的期望,领导也会觉得索然无味,因为他期待你简明扼要说重点,而你浪费了他的时间。

e.g.2同事跟你提出一个需求,比较紧急。

错误示范:啊我有这个事情那个事情还有一大堆事情没做呢,你先放着吧。

正确示范:好的,我给你加急处理,预计xx日可以完成,你看可以吗?

or“不好意思,我现在正好也有急事在处理,我确定好之后回复你可以吗?大概需要半小时。

对话的关键信息是紧急,因此你的沟通目的应该是应对紧急的时效性。同事不关心你有多忙,同事自己也觉得自己很忙,但如果他很忙还要追着你问你的工作结果,而你连你工作结果什么时候出来都不知道,那么同事得到的结果就是你不负责,爱推脱,外加没能力。

e.g.3在会议上表达观点。

错误示范:想到什么说什么,说得别人都走神打瞌睡了也没结论,或者说到最后连你自己在说什么都绕不清楚了。

正确示范:先阐明你观点里的关键信息,之后再来展开说明支持这些观点的论据12345

你是来开会的,不是来催眠的。如果你说的话不能让别人引起注意,那你说的话就是废话。

不符合数量准则的沟通,通常会给人留下脑子不清楚/说话没重点/不负责任/不可信赖/没有能力等等负面印象,在职场是很断送前途的行为。除非你是领导,且不在意下面的人骂你SB

现实中,不符合数量准则的沟通是占大多数的,看看知乎有多少这种类型的回答就可以得出参考。一方面可能是因为中国人的思维逻辑和语言特征习惯,另一方面也是因为大多数人其实也只是单纯想自我表达而已。但就像知乎上这类型的答主一样,会这样沟通的人,定位是很明确的:根本没打算交流推进解决方案。日常生活中确实不必事事都有解决方案,可职场上你的价值和你解决问题的能力直接挂钩,而解决问题其实就是解决关键信息带来的矛盾和冲突。所以为了升职加薪,锻炼自己提炼关键信息的能力是第一步。

2、质量准则

不要说自知是假的话,不要说缺乏足够证据的话。

这个准则其实很好理解,就是做人要真诚

e.g.1想跟领导搞好关系,但领导是个SB

错误示范:违心恭维。

正确示范:尝试发现领导能让你由衷夸出口的优点,让对方相信你是真的尊敬他,而不是毫无技术含量的拍马屁。延伸场景:《领导令人窒息,我能怎么办?

除非你演技拔群,否则再傻的人也能看出你假惺惺的恭维,特别尬也就算了,领导也会因此怀疑你的人品,关系是肯定搞不好的,反而还有可能恶化。

e.g.2供应商想要结算费用,可领导不批。

错误示范:推说领导出差or在走流程了。

正确示范:将当前结算进度坦诚相告(注意不可泄漏内部决策),理解供应商的苦,真诚表示会继续推进,也请供应商理解你的苦(你没有权限去做决策),让对方信服。

供应商也不傻,一次两次找借口对方心里有数也就给你台阶下,但次数多了都是在积累负面情绪的。积累到临界点供应商合作关系自然破裂,事情一闹大,领导可不背这口闲锅,吃不了兜着走的自然是你了。

3、关联准则

交谈双方所说的话在形式和逻辑上要有关联,组织语言要按对方的逻辑来承接。

意思就是,对方说A的时候,你可以说A+A-,即以A的信息为基础延伸话题,但不能跳开AB或者别的与A无关的。

e.g.1大家严肃讨论项目设计方案。

错误示范:天啊巴黎圣母院烧了!

正确示范:专注讨论项目方案。

说正事的时候不要离题八千里,针对议题提出可行性建议才是你的存在意义,公司不是菜市场也不是微博。不按逻辑顺序进行的沟通,传递的所有信息都是对你自身的攻击:你不关心别人说的话,不懂得最起码的尊重——你的心思不在工作上,活在自己的世界里——你很KY,严重影响别人工作,存在无意义。日常生活中前言不搭后语可以说是跳脱,但工作中也这样就是无能了。

e.g.2同事跑来说这个程序好像出了bug,找身为程序员的你来解决问题。

错误示范:我怎么没有遇到过你说的bug

正确示范:问清楚bug出现的场景和相关情况,表示会去确认,bug解决后及时反馈。

不按心理顺序进行的沟通,会让跟你沟通的人非常尴尬,且话题无法推进,问题无法解决。而这种尴尬最终还是会回馈到你自己身上,因为你的形象已经变成了一个工作能力和工作态度都不行,且情商也为负数的人了。

4、方式准则

避免晦涩,避免歧义,话语简练,说话有条理

e.g.1我方业务部门对外合作,对方技术部门要求我方技术人员配合,且提出的需求不合理。

错误示范:你把聊天记录复制给他们,他们就懂了。之后业务部门一直辗转在两边复制黏贴聊天记录充当传声筒。

正确示范:自己跟对方技术人员直接用专业术语沟通,或者先用业务部门能听懂的话解释清楚对方需求的不合理性。

沟通方式不能太晦涩。跨部门沟通不要用自己部门的专业术语去轰炸别人,每个岗位都有专业术语,如果大家都用专业术语互相轰炸,听也听不懂,还不好意思问,那增加的可是双方的沟通成本。

e.g.2跟领导一起出差,领导问你明天的行程安排。

错误示范:明天要见三个公司的老总。

正确示范:明天上午几点见xx公司的A总,下午几点见xx公司的B总和C总,都是约在对方公司。

沟通表述不能有歧义。到底是去三家公司,每家公司见一次管理层?还是三个管理层都是一家公司的?如果和你沟通的人无法通过你的一句话提炼出正确的信息,那么沟通就是失败的。

e.g.3提出问题,跟同事一起商量解决方案。

错误示范:呃,这个事情怎么说呢,其实就是,你知道吧,嗯,就是那个,他们打算呢,虽然是有点太理想化了啦,但是呢,嗯,就是你也明白,我们也有我们的想法,然后呢,大老板又有大老板的意思,所以呢,嗯,就这样了,你懂的。

正确示范:他们的打算是xxx,我们的想法是xxxx,大老板希望xxxxx,现在怎么搞?

沟通方式太啰嗦。说话不要用很冗长的语法,或者加一堆无意义的语气词、接续词和修饰语,让人很难从一大堆意义不明的表述里提炼关键信息,也不知道你到底想说什么。

e.g.4领导让你计划一下公司年度旅游。

错误示范:在公司群里问大家有什么建议,大家聊得天马行空,聊完一看,没有一个符合预算。

正确示范:先根据预算选定几个备选目的地,给大家投票,根据投票结果前三甲,分别制定旅游方案。视公司规模和预算可进行再投票或分批选择方案。

沟通方式要有条理。开放式讨论需要明确沟通前提和沟通目的,否则就是浪费时间。

看到这里,相信大家都会明白,在职场其实只要掌握了合作原则,日常沟通中容易犯的很多错误都可以规避。起码你能保证,在沟通中可以给到别人需要的信息,而且是通过最有效率的方式。当你总是说该说的话,不说不该说的话,那么你的沟通能力自然不会太差。

二、说好听的话

礼貌原则

礼貌原则也是语言学中的一个概念,指的是在交际中,对话双方都是希望能够得到对方的尊重的,只要你的语言能够传递出尊重对方、保护对方自尊心的礼貌信息,那么就能获得不太差的沟通效果。

其中,被归类为竞争类的言语行为,尤其要注意礼貌原则。例如命令、请求、要求、禁止等这一类的沟通目的,在行为本质上都被归类为不礼貌的或者失礼的。因为不管用什么样的语言方式去说,说话的一方都是想让听话的一方遵循说话方的意志去做事,因此当工作中涉及到命令、请求、要求、禁止这一类沟通目的时,都需要通过语言的礼貌程度来推进沟通

1、慷慨准则

沟通要尽量使他人受损最小,受惠最大;自己则受惠最小,受损最大。

这里的损和惠并不只是说物质上的,也包括感情上和心理上的。意思就是当你需要别人按你的要求做事时,尽量放低姿态,不能说得好像都是别人应该做的,毕竟没有人有义务必须按你的要求来做,除非你是TA的领导。而就算是领导,沟通能力强的也不会颐指气使。

e.g.你的工作推进过程中,有一部分工作涉及财务部门,需要财务部的同事配合。

错误示范:这个事情真的很急啊!你就不能快点处理吗?本来就是你们的职责范围啊!

正确示范:我知道你们很忙,我也挺不好意思来催的,但这个事情真的挺急,可以麻烦你帮忙优先处理吗?拜托啦~

用疑问句代替祈使句,让听话的一方感受到你的低姿态,可以起到心理平衡的效果,减少很多不愉快。用语越直接,给对方心理上造成的受损越大。

2、谦虚准则

沟通要尽力缩小对自身的赞扬,夸大对自身的贬损。

e.g.项目取得丰硕成果,身为项目负责人的你得到了领导表扬,你想借机跟领导讨个赏。

错误示范:加了那么多班总算没白加哈哈哈!领导您看我们这么拼,有没有奖金啊,带大家去搓一顿?

正确示范:其实是大家的配合都打得很好,否则项目也不会这么顺利。下次我也要注意下进度的问题,这次为了赶进度大家一个月都住在公司,害他们这么辛苦我也怪过意不去的哈哈。

谦虚要有策略,并且要突出关键点。同样是邀功,但自谦一下就可以让功劳显得更诚恳,而能协调大家打好配合是谁的能力,领导自然心里有数,发奖金的事情搞不好都不用你说,领导自己就会提出来了。

3、一致准则

沟通要尽量减少与对方的分歧,增加一致性,在非原则问题上尽量靠拢对方的观点,减少反感,增加同情。

e.g.你去跟进同事进度,同事跟你抱怨进度卡在隔壁部门,因为他们听不懂人话,效率低下,但隔壁部门也在抱怨这位同事给的需求太模糊。

错误示范:要不试试换个方式,把需求提得更明确一点?会不会好一点啊?

正确示范:唉,你也是辛苦,事情那么多还要一直跟他们磨。我上次也跟他们对过需求,可能工科思维确实不太一样,常规表述讲不通的。要不我帮你看看?

推进问题解决虽然很重要,但不可急于求成,既要顺着对方的毛摸,又不能落了口实。保持一致也要注意不能被当枪使。

熟练运用礼貌原则,你会发现你说的话别人更容易听进去,也更容易配合你的工作,而且从感情上会觉得跟你是同一个立场,很少出现敌对的情况,职场人际关系自然也能得到很大的改善。

以上就是合作原则和礼貌原则。执行层面的团队内沟通,基本上掌握这两个原则就也就够用了。

而对于外部沟通,不管是合作原则还是礼貌原则,在面试、商务谈判等特殊情境下,都会有不同的运用方法,有时候甚至需要多使用言外之音和反语。在此基础上,如果能熟练运用社会学上的换位思考技巧,就更加如虎添翼了。

这些高阶技巧就等以后有空再来写吧~

 

来源:

https://weibo.com/ttarticle/p/show?id=2309404362555865857752

 

 

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